Boekenbalie verduurzaamt de boekenindustrie door boeken een tweede leven te geven. Het bedrijf laat zien dat je een succesvol circulair bedrijf kunt runnen met oog voor het proces én de mens. Léon Polman liep een dag mee en deelt zijn kijkje achter de schermen.

Dit bericht verscheen op 31 mei 2025 in de nieuwsbrief van Léon Polman.

Meelopen bij Boekenbalie

Nicolette de Leeuw-den Bouter, operationeel directeur van Boekenbalie, want me op en laat me elke stap van het proces zien. Te beginnen bij de inkoop:

1. Inkoop

Boekenbalie koopt wekelijks 20.000 boeken in – van particulieren, kringloopwinkels en handelaren. Via de app Boekenbalie kun je je boeken scannen en zie je meteen of Boekenbalie een bod doet.

Achter dit proces zit een slim algoritme. Het beoordeelt per boek:

• of het verkoopkansen heeft,
• hoeveel voorraad Boekenbalie zelf al heeft,
• en hoeveel boeken er beschikbaar zijn bij concurrenten zoals Marktplaats.

Op basis daarvan bepaalt het systeem of het boek wordt ingekocht en tegen welke prijs. Staat een boek al 20 keer op de plank? Dan is de kans kleiner dat Boekenbalie een bod doet.

Gemiddeld wordt 27 procent van de aangeboden boeken ingekocht – de rest wordt afgewezen om de doorverkoopkans hoog te houden.

2. Sorteren

De 20.000 boeken per week komen binnen in honderden pakketten. De eerste stap is uitpakken en controleren per bestelling.

Boekenbalie checkt:

• of de boeken overeenkomen met wat je via de app hebt opgegeven,
• of ze in verkoopbare staat zijn (geen scheuren, waterschade of zware beschadiging).

Na deze controle wordt alles direct in het systeem verwerkt. Zo krijg je snel én correct uitbetaald.

Na de eerste controle worden de boeken verder gesorteerd op staat: als nieuw, goed, of redelijk.

Kleine herstelacties volgen waar nodig:

• Potloodnotities worden uitgegumd,
• Stickers of prijsjes worden afgeplakt,
• Kleine beschadigingen worden hersteld.

Zo zorgt Boekenbalie dat elk boek klaar is voor de verkoop.

3. Registreren

Na het sorteren krijgen de boeken een plek in het magazijn. Elk boek wordt gescand, waarna een medewerker zelf een vrije plek in een van de kasten kan vinden.

In elk kast ligt een mapje met stickers met barcodes. Vervolgens plak je de barcode op het boek en zet deze op de juiste plek in de kast.

Wat ik heel interessant vond is dat boeken niet worden gesorteerd op genre of populariteit, maar puur op beschikbare ruimte. Het belangrijkste is dat het systeem weet waar het boek is, zodat deze later weer teruggevonden kan worden.

4. Orders lopen

Vervolgens mocht ik orders lopen! Na één keer meekijken kon ik dit al volledig zelfstandig. Een teken dat het proces heel helder is ingericht.

Het werkt zo:

• Je print een order bij de computer.
• Op die lijst staat per klant welke boeken besteld zijn, inclusief de exacte locatie (kast, rij, vak).
• Met een karretje haal je de boeken op, controleer je de bestelling, en zet je alles in volgorde klaar.
• Het karretje wordt vervolgens bij het inpakstation geplaatst, waar collega’s de boeken verpakken.

Voor mij als boekenliefhebber heel leuk om door alle boekenkasten te lopen. Dit geluk zie je ook terug op de foto 😉

5. Inpakken en verzenden

Bij het inpakken scan je één boek en het systeem herkent direct bij welke order het hoort.

• Je scant alle boeken om de order compleet te maken.
• Daarna verpak je de boeken in een doos.
• De doos wordt geplaatst in een container gesorteerd op postcode.

Zo belandt elk pakket op de juiste plek en is alles klaar voor verzending.

Focus op processen én mensen

Ik vond het indrukwekkend om deze hele operatie te zien met door het hele magazijn boekenkasten en mensen die orders aan het lopen waren. Naast de boeken viel me vooral de focus op de mens op.

• Ik heb met verschillende mensen gesproken vanuit bijvoorbeeld Oekraine en Syrie. Bij Boekenbalie werken veel verschillende mensen, ook met een afstand tot de arbeidsmarkt.
• Taken worden gerouleerd, je bent nooit meer dan twee uur orders aan het lopen, daarna mag je even inpakken of sorteren.
• Er zijn duidelijke KPI’s om te halen, maar als dit niet lukt is dit het startpunt van een gesprek en persoonlijke begeleiding.
• De staf (marketing, ict, helpdesk) zit op kantoor op de plek waar het proces plaatsvindt. Dus niet in aan de andere kant van het land, maar op de plek waar het gebeurt.
• Elke stafmedewerker begint met werken in het kernproces, zodat iedereen weet hoe alle processen werken.

Ze combineren efficiëntie in het proces met menselijkheid.

En zo sloot ik na twee dagen mijn stage bij Boekenbalie af. Met het inzicht dat hoe succesvol je bent als ondernemer, volledig afhankelijk is van je eigen definitie van succes. Zijn dat het aantal boeken per maand? Het aantal mensen dat gelukkig aan het werk is? Of een combinatie van beiden?